Forderungsmanagement im Fachverlag

Da die Umsätze für den Verlag über die Anzeigen in diversen verschiedenen Katalogen generiert wurden, waren also die Anzeigenkunden die Umsatzträger. Die Kundenstruktur war dabei sehr vielfältig. Angefangen vom kleinsten Unternehmen, oder Selbstständigen bis hin zu internationalen Konzernen, sowohl im Inland als auch im Ausland. Insgesamt konnte man von einem Volumen von rund 50 – 60.000 Debitoren ausgehen.

Die Kunden haben dann den Verlag beauftragt eine entsprechende Anzeige in dem gewünschten Katalog zu schalten. Die Forderungen wurden dann bei Erscheinen der Anzeige fällig. Nach einer entsprechenden Frist, die mit dem Vertrieb abgestimmt wurde, wurden Mahnungen verschickt. Dies konnte durchaus auch eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Weitere Aktivitäten gab es kaum, oder nur sporadisch.

Auf dieser Basis wurden dann im Ergebnis die Forderungsausfälle, die durch diesen langen Prozess entstanden sind, entweder als Einzelwertberichtigung oder Pauschal berücksichtigt. Durch die steigenden Geschäftsaktivitäten und den erfolgreichen Vertrieb führte dies dann aber auch gleichzeitig zu einer immer höheren Wertberichtigung in dieser Position. Erst nachdem das Controlling nachhaltig auf diese Entwicklung hingewiesen hat, wurde ein Forderungsmanagement aktiv eingeführt.

Zu Beginn wurde erstmal entsprechende Transparenz über das Volumen und Höhe der Forderungsausfälle geschaffen. In einem zweiten Schritt wurden die fälligen Forderungen gruppiert, um so für jede Gruppe entsprechende Handlungsalternativen schaffen zu können. So wurden z.B. für alle ausländischen Forderungen z.B. die Mahntexte in die jeweilige Landessprache übersetzt, anstatt  wie bisher einen Standardtext in Englisch zu verfassen. Somit wurde in den jeweiligen Ländern eine viel höhere Akzeptanz bei den Kunden geschaffen.

Gleichzeitig wurden Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, die mit den säumigen Kunden telefonisch Kontakt aufnahmen und Informationen einholten, ob Belege fehlten, oder unvollständig waren, oder welche Gründe für den Zahlungsrückstand vorlagen.  Die so gewonnen Informationen wurden an die betroffenen Stellen, wie den Vertrieb weitergeleitet. Dieser hatte somit die entsprechende Transparenz beim Kunden und konnte bei Folgeaufträgen auf noch offene Rechnungen hinweisen, bzw. um entsprechenden Ausgleich bitten.

Gleichzeitig wurde nach entsprechender Frist ein namhaftes Inkasso-Unternehmen eingeschaltet, welches dann die offenen Forderungen übernommen hatte und entsprechende weitere Maßnahmen einleiten konnte. Dies wurde dann in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Mitarbeiter in regelmäßigen wiederkehrenden Abständen durchgeführt, sodass hier eine Nachhaltigkeit entstand, die den Forderungsbestand zusätzlich reduzierte. In den letzten Mahnschreiben wurde dann auch auf das entsprechende Inkasso-Verfahren und das Inkasso-Unternehmen hingewiesen.  Dies führte auch zu diesem Zeitpunkt  zu einem deutlichen besseren Zahlungsverhalten.

Allein durch diese relativ einfachen Maßnahmen, wie Rechnungskopien, Nachtelefonie und Mahntexten in Landessprache wurde der Forderungsbestand deutlich gesenkt, was im Ende zu einer wesentlichen Ergebnisverbesserung führte.  Zwar waren dies oftmals manuelle Aktivitäten, aber diese haben die Wirkung bei den Kunden nicht verfehlt. Die Zahlungsmoral wurde deutlich angehoben, bzw. verbessert. Es hat sich gezeigt, dass sich durch ein aktives Forderungsmanagement der Forderungsbestand deutlich reduzieren lässt. Gleichzeitig wurde so die Liquidität des Unternehmens deutlich stabilisiert und der Liquiditätsstatus des Unternehmens wurde wesentlich erhöht. Was im Ende auch zu niedrigeren Zinsen und einem besseren Ranking bei den Banken geführt hat. Hier zeigt sich ebenfalls, dass Forderungsmanagement ein wesentlicher Bestandteil für ein Unternehmen ist, welches bei entsprechendem Einsatz erfolgreich ist und auch bei Kunden nicht unbedingt zu einem negativen Image für das Unternehmen führen muss.