Forderungsmanagement im Unternehmen

Nicht jeder säumige Kunde ist Zahlungsunfähig. Qualitätsprobleme, Mängel in der Ware oder andere Probleme führen beim Kunden i.d.R. nicht nur zu einer Minderung des Zahlbetrages, sondern vielfach zu einem kompletten Zahlungstop. Insoweit kann das Unternehmen durch eigene Optimierung der Geschäftsprozesse und Schnittstellen (beispielsweise: Finanzen zu Vertrieb, Finanzen zu Service) für eine zeitnahe Zahlung des Kunden sorgen.

Neben Vertriebs- und Umsatzzielen, sollte die Liquiditätssicherung zu den Prioritätsthemen des Unternehmensmanagements gehören. Doch Liquiditätssicherung fängt nicht erst bei der Forderung an, sondern bereits zu Beginn einer Geschäftsanbahnung.

Wie kann ich Forderungsausfälle bereits im Vorfeld abwenden?

Sicherlich wird es nie eine hundert-prozentige Garantie gegen Forderungsausfälle geben; aber ein Unternehmen kann bereits im Vorfeld Maßnahmen ergreifen, um solche Forderungsausfälle abzuwenden.

Bereits bei der Geschäftsanbahnung kann durch ein gutes Zusammenspiel zwischen Vertrieb und Finanzwesen, Neukunden beispielsweise durch Bonitätsprüfungen (Schufa, Wirtschaftsauskunfteien, etc) geprüft werden. Darüber hinaus erfährt der Vertrieb i.d.R. als erster, ob ein Kunde in Schwierigkeiten geraten ist und kann hierdurch beispielsweise weitere Lieferungen stoppen oder durch Vorauskasse künftige Lieferungen absichern. Natürlich sind dies bereits Extrem-Maßnahmen, die jedoch das eigene Unternehmen vor Schwierigkeiten schützt.

Durch ein ständiges Monitoring der Kundenbestände, können darüber hinaus weitere Risiken vorzeitig erkannt werden. Sicherlich wird man nicht jeden Kunden dauerhaft monitoren können; eine ABC-Analyse der Kunden kann jedoch die wichtigsten Umsatzträger (A-Kunden) filtern, die einem fortlaufenden Monitoring unterzogen werden sollten. B-Kunden hingegen lohnt es sich mindestens einmal im Jahr auf deren Bonität und ggf. auf Auffälligkeiten abzuprüfen, während C-Kunden einer eher gelegentlichen Prüfung unterzogen werden können.

Die Klassifizierung der A-, B- oder C-Kunden obliegt jedem Unternehmen selbst. I.d.R. ist eine solche Analyse von einer Umsatzkategorisierung geprägt, wobei es dabei klare Branchenunterschiede gibt.

Beispiel:
Ein Anlagenbauer wird aufgrund seiner hohen Liquiditätsbindung in Material und Arbeitsleistung sicherlich jeden seiner Auftraggeber im Vorfeld prüfen müssen, denn der Jahresumsatz verteilt sich auf wenige Auftraggeber.

In der Internetbranche hingegen, handelt es sich eher um ein Massengeschäft mit „Kleinstbeträgen“ (UMS-Produkte wie SMS, MMS, Fax-Versandt über Internet-Portale oder Email-Accounts). Hier wäre eine durchgängige Prüfung aufgrund der Kundenzahlen auf der einen Seite und Kostenaufwand (für Schufa-Auskünfte) auf der anderen Seite, nicht möglich. In dieser Branche bedient man sich zur Kategorisierung der Kunden eher dem sogenannten Fraud- und Abuse-Management, dass beispielsweise Auffälligkeiten dokumentiert und damit Bonitätsprüfungen auslöst.

Weitere Maßnahmen können im Verwaltungsbereich beispielsweise durch die konsequente Einbindung von Zahlungsfälligkeitsklauseln, Verzugszinsklauseln, Gerichtstandvereinbarungen, Verfallklauseln und Inkassokostenklauseln in das allgemeine Vertragswerk des Unternehmens sein.

Wie gehe ich erfolgreich gegen säumige Kunden vor?

Ruhe bewahren und ein konsequentes Vorgehen sind hierbei wesentliche Bestandteile des Forderungsmanagements.

Wenn sie sich über säumige Kunden nicht mehr ärgern, kochen auch die Emotionen nicht hoch. Gerade wenn man in seinen Geschäftsprozessen auch die Möglichkeit des Telefoninkasso implementiert hat. Mit kühlem Kopf kann man in diesem Fall etwaigen Argumenten des säumigen Kunden entgegenwirken, auf einer rein objektiven Art und Weise. Die Nutzung eines Telefonleitfadens der unter anderem auch Kommunikationstechniken und Konfrontationstechniken beinhaltet, bringt dem Unternehmen einen deutlichen Mehrwert. Teil-/ Ratenzahlungen oder Stundungen/ Zahlungsaufschübe können so beispielsweise leichter vereinbart werden.

Weiterhin ist das eigentliche Mahnwesen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Planen sie in Ihren Geschäftsprozessen regelmäßige (nicht verschiebbare) Mahnläufe ein. Durch verspätete Mahnläufe verlieren Sie immer Zeit und Geld. Achten Sie darüber hinaus auf ein gesondertes Layout, um sich von der Masse abzuheben. Wie auch beim Telefoninkasso können Sie durch ein individuelles Mahnschreiben (je nach Kundengruppe oder Produktgruppe) eher den Zugang zu ihrem Kunden erlangen, als durch Standardmahnungen.

Ein konsequentes Forderungsmanagement besteht jedoch nicht nur aus Telefoninkasso und Mahnwesen, sondern auch darin, Probleme oder Anliegen der Kunden zeitnah zu bearbeiten. Nicht jeder säumige Kunde ist Zahlungsunfähig. Qualitätsprobleme, Mängel in der Ware oder andere Probleme führen beim Kunden i.d.R. nicht nur zu einer Minderung des Zahlbetrages, sondern vielfach zu einem kompletten Zahlungstop. Insoweit kann das Unternehmen durch eigene Optimierung der Geschäftsprozesse und Schnittstellen (beispielsweise: Finanzen zu Vertrieb, Finanzen zu Service) für eine zeitnahe Zahlung des Kunden sorgen.

Mahnbescheid

Viele Wege führen nach Rom. Ebenso gibt es verschiedene Möglichkeiten, in das gerichtliche Mahnwesen einzusteigen. Inkassounternehmen und Rechtsanwälte sind die meist gewählten Varianten, wobei ein Rechtsanwalt erst mit der Durchführung eines streitigen Verfahrens notwendig wird und ein Inkassounternehmen im ersten Schritt das gleiche veranlasst, was sie selbst auch veranlassen könnten. Ein Mahnbescheid an sich, kann auch das Unternehmen (Gläubiger) selbst beantragen.

Hierfür gibt es bereits im Internet eine Plattform der deutschen Mahngerichte (https://www.online-mahnantrag.de) , in dem ein Gläubiger unkompliziert einen Mahnbescheidantrag an das zuständige Mahngericht übermitteln kann. Dieses Mahnportal ist jedoch lediglich für Einzelanträge geeignet. Ist ihr Unternehmen eher im Massengeschäft, empfiehlt sich der Einsatz des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungs-Postfachs (EGVP), wobei das EGVP lediglich eine Schnittstelle zum Mahngericht (ähnlich eines Postfachs ihres Email-Client) darstellt. Das bedeutet, dass Ihr Softwaresystem in der Lage sein muss, empfangene Daten zu verarbeiten und Daten an EGVP in den hier angeforderten Datenmodellen bereit zu stellen. Dies ist regelmäßig Programmieraufwand und steht meistens in keinem Kosten-/Nutzenverhältnis, es sei denn, sie sind Inkassounternehmen. Ikaros (Ferber) ist das wohl am häufigsten bei Inkassounternehmen eingesetzte Forderungsmanagement-Tool und beinhaltet das EGVP-Verfahren.

Worauf ist beim Mahnbescheidantrag zu achten?

Maßgebendes Mahngericht ist stets das Mahngericht am Sitz des Gläubigers. Haben Sie ihren Unternehmenssitz beispielsweise in Hessen, so ist das Mahngericht Hünfeld für Ihren Mahnbescheidantrag zuständig. Jedes Bundesland hat i.d.R. ein Mahngericht.

Bezeichnen sie ihren Kunden (Schuldner) möglichst genau (Nachname, Vorname oder Firmennamen); beantragen Sie beispielsweise gegen eine falsche Person, haben Sie Kosten (des Mahnbescheid) ohne Nutzen.

Erfassen Sie Ihren Anspruch / Forderung unter Bezugnahme auf die offene Rechnung, wobei sie ihre Forderung klassifizieren müssen. Der sogenannte Forderungskatalog (als Anlage beigefügt) beinhaltet eine Auflistung möglicher Forderungsgründe.

Sie sollten darüber hinaus nicht vergessen, eine Verzinsung zu beantragen sowie Ihre Auslagen und Nebenforderungen geltend zu machen.

Weiterhin können Sie bereits bei Mahnbescheidantrag beantragen, dass im Falle eines Widerspruchs des Schuldners das streitige Verfahren eingeleitet werden soll. Grundsätzlich spricht hier nichts dagegen, allerdings müssen Sie in diesem Fall einen juristischen Vertreter (Rechtsanwalt) mitgeben, der zu diesem Zeitpunkt noch keine Informationen zu ihrem Verfahren hat. Dies bedeutet einen zusätzlichen Zeitdruck, da sie im Falle des Widerspruchs schnell reagieren müssen.

Fazit: Sie müssen kein streitiges Verfahren im Rahmen des Mahnbescheidantrag beantragen. Im Falle eines Widerspruchs setzen Sie sich mit ihrem Rechtsanwalt in Verbindung und lassen ihn das streitige Verfahren einleiten. Ihr Rechtsanwalt prüft zu dem im Vorfeld, ob alle notwendigen Unterlagen schlüssig und vollständig vorliegen, um einen Erfolg bei Gericht zu gewährleisten.

Eigenverwaltung und Nachweismöglichkeiten

Nichts ist so wichtig, wie ein Beweis. Insoweit wären wir wieder einmal in ihrer eigenen Organisation angelangt. Sorgen Sie für durchgängige Geschäfts- und Dokumentationsprozesse in ihrem Unternehmen, denn vor Gericht trifft Sie zunächst die Nachweispflicht.

Fehlende Unterlagen oder Beweismittel, können zu einem negativ ausfallenden Urteil führen.

Eigenantrag oder Fremdvergabe

Die Frage, ob ein Unternehmen selbst Antrag auf Mahnbescheid stellen soll, oder diese und darauf folgende Tätigkeiten an einen Dienstleister vergibt, ist die Entscheidung des Unternehmens. Unternehmensgröße und Umfang der geltend zu machenden Forderungen (Einzelforderungen, Massengeschäft) spielen hierbei i.d.R. eine wesentliche Rolle. Im ersteren Fall sollten sie sich jedoch Informationen und Know-How über die gerichtliche Geltendmachung von Forderungen aneignen. Dies gilt sowohl für die ersten Schritte des Mahnbescheidantrag, als auch über Möglichkeiten der Vollstreckung bei Vorliegen eines Titels oder Urteils.